Das vorliegende System trennt nicht, wie die meisten anderen Programme, zwischen Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung, sondern vielmehr geht alles fließend ineinander über. Durch dieses Verfahren lassen sich leichter Arbeitsabläufe automatisieren. Zum Beispiel sind keine Datenübernahmen, bzw. Buchungsläufe mehr notwendig. Eine gebuchte Rechnung ist sofort in der Bilanz enthalten.

Das vorliegende System läuft immer, auch im Einzelplatzbetrieb, als Client/Server-System, daß heißt es läuft lokal oder in einem Netzwerk ein Datenbankserver

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3. Allgemeiner Fensteraufbau

Die meisten Fenster bestehen aus zwei Seiten. Beim Verkauf und Einkauf gibt es noch eine zusätzliche Seite für die Positionen (Zeilen).

Die Eingabeseite
Auf der ersten Eingabeseite können Sie die Datenfelder bearbeiten. Grau unterlegte Felder sind für die Eingabe gesperrt und werden in der Regel automatisch gefüllt. Die Daten werden erst durch drücken der F10-Taste in die Datenbank übernommen. Veränderte Daten sind an einem Text in der Statuszeile unten links erkennbar. Auf dem aktivierten Eingabefeld können Sie durch F7 direkt in der Datenbank Werte suchen. Diese Werte müssen genau übereinstimmen. Weitere Suchfunktionen haben Sie in der Übersicht und der Selektion.

Die Übersicht
In der Übersicht können Sie die Daten im Überblick sehen. Die erste linke Spalte dient ebenfalls der schnellen Auffindung eines Datensatzes. Hier können Sie zum Beispiel durch eingeben der Anfangsbuchstaben (-zahlen) schnell zu den gewünschten Daten springen. Wenn Sie eine kleine Eingabepause dabei einlegen, beginnt die Suche erneut. Wenn Sie auf den Spaltenkopf der linken Spalte klicken, ändert sich die Sortierung auf- oder abwärts. Klicken Sie dagegen auf eine andere Spalte, wird diese zur Sortierung verwendet und nach links verschoben. Wenn Sie die Maus in das Übersichtsfenster bewegen und die rechte Maustaste drücken, können Sie die automatische Sortierung abschalten. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie nach Zahlen sortieren möchten, die sich in der Formatbreite unterscheiden (zum Beispiel bei den Sachkonten).

Die Seite Selektion
Auf dieser Seite können Sie die Filter (Teilmengen der Daten) festlegen. In der linken Spalte "Datenfeld" steht das auswählbare Feld. Es sind nicht alle Datenfelder auswählbar. Welche zur Verfügung stehen, ist von der Konfiguration in einigen Tabellen abhängig. In dem Feld "Filter" können Sie Ihre Filterbedingungen festlegen. Hierzu wird der SQL-Syntax verwendet, der mit dem Datenfeld verknüpft wird.

Ein Beispiel: Wenn Sie bei dem Feld "Kurzname" der Debitor-Stammdaten " like 'E%' " eingeben, erhalten Sie alle Kundendaten, bei dem der Kurzname mit E anfängt.

Zweites Beispiel: Wenn Sie bei der Kund.-Nr. "=100000" eingeben, wird nur der Kunde mit der Kunden-Nr. 100000 angezeigt.

Drittes Beispiel: Wenn Sie in der Eingabe aus Beispiel 2 das Zeichen "=" durch "-" ersetzen, sehen Sie alle Daten außer den mit der Kunden-Nr. 100000.

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Die Systemdaten

4. Buchhaltungsdaten

Die Buchhaltungsdaten liegen unter dem Menü Allgemein/Buchhaltungsdaten. Sie dienen der Vergabe von Nummernkreisen, die bei der Vergabe Belegnummern angewendet werden und sollten einmalig beim ersten Start vergeben werden. Anschließend werden diese Nummern automatisch hochgezählt und sollten nicht mehr verändert werden, da es sonst zu doppelt vergebenen Belegnummern kommen kann und eindeutige Zuordnungen in der Finanzbuchhaltung nicht mehr möglich sind.

Die Felder 'buch_zugelassen_ab' (Buchung zugelassen ab) und 'buch_zugelassen_bis' (Buchung zugelassen bis) sind zur Zeit noch ohne Funktion. Sie sollen später dazu dienen, die Buchung außerhalb dieses Bereiches zu unterbinden. Das Feld 'lfd_nr' ist nur für programminterne Zwecke und hat keine besondere Bedeutung.

Die Mandantenwährung darf auch nur einmal beim ersten Programmstart vergeben werden. In dieser Währung arbeitet die Finanzbuchhaltung und bildet sozusagen die Standardwährung. In dieser Währung werden auch die Bilanzen und andere Berichte geführt. Es wird daher dringend empfohlen, hier die Landeswährung einzustellen.

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5. Buchungsgruppen

Das vorliegende System besteht aus mehreren größeren Modulen (Finanzbuchhaltung, Verkauf, Einkauf, usw.). Diese Teile müssen miteinander verbunden werden, damit das Programm eine funktionsfähige Gesamtheit wird. Diese Verbindung erfolgt anhand der Tabellen, die unter 'Allgemein' im Hauptmenü vorhanden sind. Hierzu gehören neben einigen Stammdaten (Firmendaten, MwSt.-Codes, usw.) auch die folgenden Buchungsgruppen:

· Debitorenbuch.-Gr. : Verbindung zwischen Debitoren- und Sachkonten

· Kreditorenbuch.-Gr.: Verbindung zwischen Kreditoren- und Sachkonten

· Warenbuch.-Gruppe : Verbindung zwischen Waren- und Sachkonten

Um ihnen den Einstieg zu vereinfachen, wurden diese Tabellen mit Beispieldaten gefüllt.

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6. Administrationsdaten

Unter dem Menü Allgemein/Administration befinden sich Tools für die Administration und diverse wichtige Systemdaten.

Diese sind für den reibungslosen Betrieb und Funktion des Programms zwingend erforderlich und sollten nicht verändert werden!

Sollten sie trotzdem den Drang verspüren, diese Begriffe zu verändern oder zu ergänzen, müssen sie den kompletten Quellcode ebenfalls überarbeiten, da diese Begriffe hier für Auswahlkriterien direkt verwendet werden.

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Die wichtigsten Menüs:

7. Kartei

Hier finden Sie alle Stammdaten, wie zum Beispiel die Kunden (Debitoren), Lieferanten (Kreditoren), Artikel und die Sachkonten für die Finanzbuchhaltung. Einige Eingabefelder erlauben nur Werte, die in anderen Tabellen (unter 'Allgemein' zu finden) hinterlegt sind oder schreiben dieses sogar vor. Bei dem Versuch, die Daten trotzdem zu speichern, wird dieses mit einer Fehlermeldung der Datenbank quittiert und die Daten nicht gespeichert. Der Einfügemodus kann solange nicht verlassen werden, bis korrekte Daten eingegeben wurden. Einige Felder sind über die Funktionstaste F6 mit einer Auswahl hinterlegt, die Ihnen eine Übersicht der möglichen Eingaben gibt und Tipparbeit erspart.

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8. Erfassung

Die Erfassung erfüllt zwei Aufgaben. Unter dem Menüpunkt Warenerfassung können Sie Warenbewegungen buchen, ohne über den Verkauf/Einkauf Belege buchen zu müssen. Dies ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Sie Bestandskorrekturen vornehmen.





Die 'Allg. Erfassung' dient zu Buchungen in der Finanzbuchhaltung. Genauso wie bei der Warenerfassung, ist diese auch unabhängig vom Verkauf/Einkauf. Es werden also zum Beispiel keine Rechnungsbelege erzeugt, lediglich die Posten (Debitoren-, Kreditoren- und Sachposten) werden erzeugt.



Beim Modul 'IntraStat' geht es um die Außenhandelsstatistik für das Statistische Bundesamt für Finanzen. Das ist interessant für Firmen die mit dem Ausland Geschäfte machen da diese monatlich Auswertungen über ihre Ein- und Verkäufe ins Ausland abgeben müssen. Diese Zahlen wurden früher zeitaufwendig per Hand ermittelt. Dieses System ist in der Software bereits vorgesehen, wurde aber nicht zu Ende entwickelt.

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9. Verkauf

Zu dem Bereich Verkauf gehört unter anderem:

· Erstellung von Kunden-Angeboten

· Erstellung von Kunden-Aufträgen mit Teillieferungen/-rechnungen

· Erstellung von Kunden-Rechnungen

· Erstellung von Kunden-Gutschriften

Unter dem Untermenü Gebucht finden sie die gebuchten Belege. Diese haben andere Belegnummernkreise, als sie bei der Erstellung verwendet wurden. Das Feld 'Evtl. Auftragsnummer' ist die frühere Belegnummer bei der Anlage.

Ist ein Auftrag komplett geliefert und berechnet, wird dieser gelöscht. Die gebuchten Belege bleiben im Archiv und können nicht verändert werden.

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10. Einkauf

Zu dem Bereich Einkauf gehört unter anderem:

· Erstellung von Lieferanten-Anfragen

· Erstellung von Lieferanten-Bestellungen

· Erstellung von Lieferanten-Rechnungen

· Erstellung von Lieferanten-Gutschriften

Unter dem Untermenü Gebucht finden sie die gebuchten Belege.

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11 .Bericht

Unter dem Menü Bericht werden Berichte und Auswertungen abgelegt, die nicht unmittelbar mit einem Arbeitsablauf verknüpft sind. Außerdem können sie unter 'Berichte bearbeiten' eigene Auswertungen/Berichte erstellen oder die bestehenden modifizieren.

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Die wichtigsten Arbeitsabläufe

Es gibt nur wenige Unterschiede zwischen den Verkaufs- und Einkaufsfunktionen im vorliegenden System, abgesehen davon, daß Verkauf die Sachkonten, den Lagerabgang und die Debitoren beeinflußt, wogegen der Einkauf die Sachkonten, den Lagerzugang und Kreditoren beeinflußt.

Folglich sind die Verkaufs- und Einkaufsfunktionen in diesem Kapitel zusammengefaßt, wobei der Verkaufsteil die Grundlage bildet und Unterschiede im Verhältnis zu den Einkaufsfunktionen laufend hervorgehoben werden.

12. Kunden-Angebot

Unter diesem Punkt werden Angebote erstellt, die nachträglich in Aufträge umgewandelt werden können. Die Beleg-Nr. bleibt dabei auch im Auftrag erhalten. Das Angebot entspricht der Anfrage auf der Einkaufsseite.

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13. Kunden-Auftrag

Unter diesem Menüpunkt werden Kunden-Aufträge erstellt und bearbeitet. Diese Aufträge werden nach Buchung (Lieferung und Fakturierung) aller Auftragspositionen gelöscht. Teillieferungen eines Auftrags lassen sich mehrmals durchführen, falls erforderlich. Wenn eine Lieferung erfolgt, wird diese in der Tabelle gebuchte Lieferungen gespeichert. Wenn eine Fakturierung erfolgt, wird diese in der Tabelle gebuchte Rechnungen gespeichert. In beiden Fällen entstehen neue Belegnummern. Den Bezug zum Auftrag kann man über das Feld 'Evtl. Auftragsnummer' herstellen. Auf der Einkaufsseite entspricht die Bestellung dem Auftrag.



Beispiel einer Auftragsanlage:

· Drücken Sie 'Einfg'. Danach legt das vorliegende System einen neuen Auftrag an und vergibt automatisch eine Auftragsnummer. Der Cursor wechselt automatisch auf das Feld Kunden-Nr.

· Wählen Sie jetzt durch drücken der Taste F6 einen Kunden aus der Liste aus. Nachdem Sie mit der Maus oder durch drücken der Enter-Taste einen Kunden ausgewählt haben, erscheint dessen Kundennummer in dem Eingabefeld. Bestätigen Sie die Eingabe nochmal mit Enter. Danach überträgt das Programm automatisch die Kundenstammdaten und speichert den Auftrag.

· Tragen Sie jetzt evtl. zusätzliche Informationen in den Auftragskopf ein oder passen die angezeigten Daten ihren Wünschen an. Bestätigen Sie diese Eingaben mit F10, um die Daten in die Datenbank zu übertragen.

· Wechseln Sie jetzt mit 'Alt + Z' oder der Maus zu den Auftragszeilen.

· Drücken Sie hier wieder 'Einfg' um eine neue Auftragsposition anzulegen. Per Voreinstellung wird die Positionsart 'Artikel' genommen. Möglich sind außerdem 'Sachkonto', 'Ressource' (für zum Beispiel Arbeitszeiten, Kilometer-Kosten, usw.) und 'leer'. 'leer' ist einfach nur für den Fall, daß man einen Text der Rechnung zufügen möchte ohne eine Fakturierung. Belassen Sie in unserem Fall die Art auf Artikel.

· Gehen Sie jetzt auf das Feld Nummer und drücken wieder die Taste F6 für eine Auswahl. Jetzt werden ihnen die Artikel zur Auswahl angeboten. Wenn Sie unter Art zum Beispiel Ressource wählen, zeigt ihnen Das vorliegende System die Ressourcen zur Auswahl an. Wählen Sie einen beliebigen Artikel und bestätigen das Eingabefeld wieder mit Enter. Die Artikelstammdaten werden in die Position eingetragen.

· Jetzt brauchen Sie nur noch Menge und Preis festlegen, und fertig ist unser Auftrag.

· Wenn Sie in den Feldern 'zu liefern', bzw. 'zu fakturieren' die Menge kleiner der Gesamtmenge machen, können Sie Teilmengen liefern und/oder fakturieren. Der Auftrag bleibt solange erhalten, bis die gesamte Menge geliefert und fakturiert wurde.

· Zum Abschluß fehlt nur noch die eigentliche Buchung. Unter dem Menüpunkt Drucken können Sie jetzt die Buchung und den Rechnungs- und Lieferscheindruck starten. Was gedruckt wird, ist abhängig von dem Feld 'Ausdruck von'.

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15. Kunden-Gutschrift

Unter diesem Menüpunkt können Sie Gutschriften erstellen. Die gebuchten Belege werden, wie auch bei der Rechnung, bei den gebuchten Rechnungen/Lieferungen abgelegt. Die Gutschriften beeinflussen auch den Lagerbestand.

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16. Buchen in der Allg. Erfassung

Die 'Allg. Erfassung' unter dem Menüpunkt Erfassung kann zur Buchung auf Sach-, Debitoren- und Kreditorenkonten verwendet werden. Die Buchung über diese Erfassungsmaske beeinflußt nicht den Lagerbestand. Wenn Sie in dieser Tabelle arbeiten, können Sie über 'Einfg' neue Positionen anlegen und mit F4 löschen. F6 bietet Ihnen für die meisten Felder eine Auswahl. Durch die Taste F8 können Sie den Text aus dem darüberliegenden Feld übernehmen, dadurch ersparen Sie sich viele Eingaben. Über den Menüpunkt 'Kladde wechseln' können Sie gleichzeitig in mehreren Eingabetabellen arbeiten. Alle Positionen lassen sich vor der Buchung korrigieren und anschließend gemeinsam buchen.

Die Felder haben folgende Bedeutung:

· Kontoart: Mit der Kontoart bestimmen Sie, welche Art von Buchung erzeugt werden soll. Es gibt drei Möglichkeiten: Sachkonto, Debitor oder Kreditor. Bei Sachkonto werden nur Sachposten erzeugt. Bei der Auswahl von Debitor erzeugt das vorliegende System Debitoren- und Sachposten, bei Kreditor äquivalent Kreditoren- und Sachposten.

· Konto-Nr.: Unter der Kontonummer tragen Sie die Sachkonto-, Debitoren- oder Kreditoren-Nummer ein, abhängig von der Kontoart aus dem Feld zuvor. Auch hier steht Ihnen eine Auswahl mit F6 zur Verfügung.

· Datum: In diesem Feld geben Sie das Datum ein, unter dem die Buchung zu erfassen ist. Das ist in der Regel das aktuelle Tagesdatum. Durch Eingabe von 'h' können Sie das aktuelle Datum einfügen, ohne es komplett eingeben zu müssen.

· Art: Hier wählen Sie die Buchungsform (Gutschrift, Rechnung, Zahlung, usw.) aus.

· MwSt.: Wenn auf ein Sachkonto gebucht wird, können Sie hier einen MwSt.-Code eingeben. Durch F6 sehen Sie eine Übersicht der gespeicherten MwSt.-Codes.

· Währ.: In diesem Feld können Sie den Währungscode eingeben. Das vorliegende System rechnet automatisch die Beträge um, wenn es sich nicht um die Mandantenwährung handelt. Die Mandantenwährung ist die Währung, in der die Finanzbuchhaltung arbeitet, sie wird einmalig bei der ersten Programmkonfiguration festgelegt.

· Fakt.: Das Feld Faktor bestimmt den Umrechnungsfaktor zur Mandantenwährung. Er ist 1 wenn die Mandantenwährung gleich der Betragswährung ist, oder er ist zum Beispiel 1.95583 wenn die Betragswährung gleich DEM ist.

· Gegenk.: Auf dem Gegenkonto wird der Betrag mit umgekehrten Vorzeichen gebucht. Sie können lediglich Sachkonten angeben.

· Betrag: In diesem Feld wird der Bruttobetrag angegeben, d. h. der Betrag inklusiv der Mehrwertsteuer. Beim Buchen wird die Mehrwertsteuer auf Grund der Angabe im Feld MwSt.-Code automatisch abgezogen. Bei Gutschrift auf ein Konto muß der Betrag negativ angegeben werden.

· MW-Betrag: Dieses Feld ist der umgerechnete Betrag in der Mandantenwährung, der in der Finanzbuchhaltung verwendet wird. Er wird über das Feld Faktor ermittelt.

· Beleg-Nr.: In diesem Feld können Sie eine beliebige Belegnummer hinterlegen. Diese sollte so gewählt werden, daß sie nicht mit bestehenden Buchungen übereinstimmt, um jederzeit eine klare Zuordnung der Posten zu gewährleisten.

· Text: Hier können Sie einen beliebigen Buchungstext eingeben. Wählen Sie sinnvolle Texte, z. B. bei Zahlungen die zugehörige Rechnungsnummer.

· Buch.-Gr.: Bei Debitor- und Kreditorbuchungen müssen Sie hier die zugehörige Buchungsgruppe eingeben.

· Beleg-Dat.: Das Belegdatum wird standardmäßig von dem Datumsfeld übernommen. Sie können es aber jederzeit auf das Datum des Beleges (Zahlung, Rechnung, usw.) verändern.

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17. Buchen in der Warenerfassung

In der Warenerfassung können Sie direkt den Warenbestand beeinflussen, z. B. zur Regulierung des Warenbestandes oder falls Einkaufs- und Verkaufsbelege nicht benötigt werden. Es gibt fünf Arten von Buchungen: Einkauf, Verkauf, Zugang, Abgang und Umlagerung. Es werden dabei keine Sachkonten beeinflusst.

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18. Bewegungsdaten prüfen

Bewegungsdaten entstehen bei jeder Form der Buchung. Die Summe der Buchungen auf ein Konto (Debitor-, Kreditor-, Sach- und Warenkonto) ergibt den Saldo oder die Menge. Sie finden bei den Stammdaten Debitor, Kreditor, Artikel und Sachkonto einen Menüeintrag Buchhaltung. Wenn Sie hier Buchungen anklicken, können Sie die Bewegungsdaten (auch Posten genannt) für den aktuellen Datensatz sehen. Bei relevanten Feldern wird eine Summe gebildet und der Übersicht angefügt.

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